10 Febbraio 2020

Cose occorre sapere per organizzare un evento

Quando si è alle prese con l’organizzazione di un evento importante occorre avere un buon ordine mentale per scandagliare una notevole quantità di domande iniziali e trovare una soluzione a tutto.

Se stai pianificando una festa in casa in questo post trovi i nostri suggerimenti, mentre se stai pensando di rivolgerti a una sala per feste o location per eventi i prossimi paragrafi di questo articolo fanno al caso tuo.

 

Vedremo insieme alcune linee guida sempre valide, sia che si tratti di un matrimonio, di una festa come amici e parenti, come anche di un party per il tuo business, perché, qualunque sia l’occasione che ti porti a cercare uno spazio per eventi, senza dubbio ti imbatterai nella maggior parte dei ragionamenti che seguono.

Premessa

Se la location è a tutti gli effetti un luogo pensato per ospitare eventi, sicuramente già fornisce tutte le informazioni utili, come la capienza massima di persone e le misure di sicurezza da adottare, e il più delle volte garantisce dei servizi utili che risolvono molti problemi!

Seguire le indicazioni che vengono fornite da chi ospita il vostro evento garantisce non solo la buona riuscita del party, ma anche che tutto fili liscio senza intoppi spiacevoli.

Non superare la capienza massima

Se da una parte è sicuramente apprezzabile evitare l’effetto “metropolitana di Milano fermata Centrale ore 8:30”, dall’altra è di fondamentale importanza che il flusso delle persone nei vari spazi e tra interno/esterno della location sia agile, soprattutto ai fini della sicurezza.

Inoltre è opportuno assicurarsi che non ci sia eccessiva sovrapposizione delle zone di passaggio degli ospiti, con le zone di passaggio dello staff.

Backoffice

La possibilità di avere zone dedicate alla cucina, alla raccolta dei rifiuti che si accumulano nel corso dell’evento e allo stoccaggio di tutto quanto è necessario, è molto più che un valore aggiunto. In funzione del numero di ospiti, può andare bene un angolo delimitato da séparé o una o più stanze pensate ad hoc, in ogni caso è sempre buona cosa che ci sia un “dietro le quinte”.

Intrattenimento

Affrontiamo qui i due temi principali:

  1. La musica: l’intrattenimento musicale, dal vivo o meno, è uno degli ingredienti fondamentali e si fa centro se si riesce a creare la giusta atmosfera, sia che faccia da sottofondo, sia che si voglia scaldare l’ambiente!

Per evitare che la festa venga interrotta bruscamente sul più bello, rispetta le eventuali indicazioni della location per la diffusione della musica in esterno.

Ricordati che in questo caso, diversamente dalle feste organizzate in casa propria, occorre pagare i diritti SIAE.

  1. Il ballo. Per divertirsi con danze e/o balli di gruppo occorre che ci sia uno spazio extra, oltre alla zona utilizzata per il banchetto.

Piscina

Wow! Se hai trovato una location con la piscina o con un laghetto, ti sei senza dubbio aggiudicato uno sfondo di grande effetto per il tuo evento.

Come ti informerà chi gestisce il posto, ricordati che per fare un tuffo in acqua insieme ai tuoi ospiti è necessaria la presenza di un bagnino qualificato e che se desideri fare un brindisi in questa zona è vietato utilizzare bicchieri di vetro, che potrebbero rompersi e creare frantumi pericolosi per i vostri piedi scalzi…

Ristorazione

Verifica come la location si regola dal punto di vista della ristorazione, e, se è a tua cura, scegli un professionista, che non solo ti garantisca di fare un’ottima figura con un menù perfetto, ma che sia preparato dal punto di vista della sicurezza.

Una verifica importante da fare è che la realtà di ristorazione che si intende scegliere sia provvista di adeguata assicurazione sugli eventi che realizza, e che si preoccupi di formare il proprio personale riguardo alle misure di prevenzioni dei rischi eventuali, alle procedure corrette e all’utilizzo di attrezzature conformi.

Non è per fare i gufi della situazione o per creare falsi allarmismi, ma siamo convinti che un ambiente di lavoro sicuro e pronto a rispondere agli imprevisti sia alla base di una sana professionalità.

Per questo, nel nostro caso, siamo provvisti di un documento che si chiama “autocertificazione idoneità sicurezza” che, oltre ai nostri dati generali (iscrizione alla camera di commercio, posizione INPS e INAIL, tipologie di contratto dei dipendenti e collaboratori, ecc.), riporta anche in sintesi tutte le misure di sicurezza che adattiamo e le conseguenti modalità operative per la prevenzione dei rischi.

Effettuare poi un sopralluogo della location prima dell’evento, qualora non la si conosca, oltre a consentire la migliore organizzazione logistica, permette anche una più accurata previsione delle eventuali criticità, e questo è senza dubbio garanzia di maggior sicurezza sia per la realtà di ristorazione che per chiunque parteciperà all’evento.

Allergie, intolleranze e cross contamination

Allergie e intolleranze alimentari sono sempre più diffuse e quando si organizza un banchetto è sicuramente un aspetto da tenere in considerazione, soprattutto perché chi ne soffre corre il rischio di imbattersi in situazioni pericolose, se non adeguatamente affrontate.

La cross contamination (contaminazione crociata), come un po’ suggerisce il suo nome allarmante, è infatti, una delle principali cause di intossicazione alimentare e consiste nel trasferimento accidentale di microbi patogeni (oppure pericolosi per alcuni gruppi sensibili) da un alimento all’altro.

Questo significa che senza la dovuta attenzione, può per esempio diventare nociva per un celiaco anche una preparazione che di per sé non contiene glutine.

Ogni attività di ristorazione è tenuta a redigere un documento in cui indicare tutte le procedure operative (Manuale di Autocontrollo dell’Igiene) messe in atto da tutto lo staff, e una delle finalità specifiche di questo documento è proprio quella di prevenire e ridurre i rischi alimentari. Scegliendo un professionista sarete sicuramente in mani sicure anche sotto quest’aspetto.

Ad ogni evenienza, il nostro consiglio, se possibile, è quello di chiedere ai propri ospiti se hanno particolari esigenze alimentari e comunicarle al ristoratore, oppure concordare un menù che preveda alternative specifiche per le intolleranze più diffuse (solitamente sono celiachia e intolleranza al lattosio).

Va detto comunque che molto spesso chi ha patologie gravi è abituato a preavvisare o in ogni caso a chiedere informazioni al personale, che è tenuto per legge a dare informazioni circa gli allergeni contenuti nelle pietanze servite.

La sicurezza nei grandi eventi

Più un evento è grande e complesso (come le fiere o gli eventi mediatici, che ad esempio prevedono l’interfacciarsi di diverse attività commerciali), più articolata diventa la sua organizzazione.

Rassicurante è sapere (anche solo in qualità di partecipante a questo tipo di manifestazioni) che in ambito sicurezza, oggi ci sono procedure ben definite per tutte le figure operative coinvolte.

In particolare, al di sopra di certi parametri definiti (durata dell’evento, tipologia di operatori coinvolti, numero di partecipanti, ecc.) la committenza (chi organizza l’evento), deve preoccuparsi di redigere un documento ad hoc (il DUVRI: Documento Unico per la Valutazione Rischi da Interferenze) che, ai fini di una accurata prevenzione, consente di avere un quadro completo dei rischi e delle misure di sicurezza adottate.

Come dormire sonni tranquilli

Questo che ti abbiamo fornito è un quadro sintetico dei vari aspetti da considerare quando si organizza un evento importante. L’abbiamo già detto e lo ripetiamo: se ti circondi di professionisti fidati non hai nulla di che preoccuparti e risolveranno per te molti dettagli che molto probabilmente senza il loro aiuto ti metterebbero in difficoltà.

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Autore

Maggioni Party Service